e-Faturaya geçişte en sık yapılan 5 hata

Her yıl binlerce işletme e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçiyor. Yüzlerce geçiş projesinde gördüğümüz şu: sorunların çoğu yazılımdan değil, hazırlığın eksik kalmasından kaynaklanıyor. Aşağıda en sık karşılaştığımız beş hatayı ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi bulacaksınız.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenizin yükümlülükleri için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.

1. Son haftaya bırakmak

Geçiş tarihi yaklaştığında mali mühür ve entegratör başvuruları yoğunlaşır. Başvuru, onay ve test süreçleri birkaç hafta sürebilir. Yükümlülüğünüz kesinleştiği anda planlamaya başlayın; test faturası göndermeden canlıya geçmeyin.

2. Cari kartları temizlememek

e-Faturada alıcının vergi kimlik numarası, unvanı ve adresi doğru olmalıdır. Eski programlarda yıllar içinde biriken hatalı ya da mükerrer cari kartlar, geçişten sonra reddedilen faturalar olarak geri döner. Geçişten önce:

• Vergi numarası boş ya da hatalı olan kartları düzeltin.
• Aynı firmaya ait birden fazla kartı birleştirin.
• Kullanılmayan kartları pasife alın.

3. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmemek

Alıcı kayıtlı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu kontrolün her faturada otomatik yapılması gerekir. Kontrolü elle yapan ekipler yanlış belge türü seçebilir; bu da düzeltme ve iptal işlemlerini beraberinde getirir.

4. Fatura şablonunu önemsememek

Fatura, müşterinizin elinde kurumunuzu temsil eden bir belgedir. Logonun, banka hesap bilgilerinin ve açıklama alanlarının doğru yerleştirildiği bir şablon hazırlayın. Dövizli satış yapıyorsanız kur bilgisinin ve ihracat alanlarının şablonda doğru göründüğünü test edin.

5. Ekibi eğitmemek

Yeni sistemde fatura iptali, iade faturası ve gelen faturaların kabulü gibi işlemler eskisinden farklıdır. Faturayı kesen, onaylayan ve arşivleyen herkes için kısa bir eğitim planlayın. Bir sayfalık bir kontrol listesi, ilk haftalardaki hataların çoğunu önler.

Geçiş kontrol listesi

1. Yükümlülüğü ve geçiş tarihini netleştirin.
2. Mali mühür ya da elektronik imza başvurusunu yapın.
3. Entegratör ve yazılım seçimini tamamlayın.
4. Cari kartları temizleyin.
5. Şablonu hazırlayıp test faturaları gönderin.
6. Ekibi eğitin ve ilk haftayı yakından izleyin.

Doğru hazırlıkla e-Faturaya geçiş, çoğu işletme için birkaç haftada sorunsuz tamamlanan bir projedir.