ERP seçerken sorulması gereken 7 soru
Doğru ERP'yi seçmek, demo ekranından çok süreçlerinize, ekibinize ve büyüme planınıza bakmayı gerektirir.
ERP projeleri işletmelerin yıllarca yaşayacağı kararlardır. Yanlış seçim; uzayan proje takvimi, kullanılmayan modüller ve yeniden yapılan yatırım demektir. Demo toplantısına girmeden önce kendinize ve tedarikçinize sormanız gereken yedi soruyu derledik.
1. Hangi sorunu çözmek istiyoruz?
"Her şeyi tek sistemde toplamak" bir hedef değil, bir sonuçtur. Önce en çok zaman kaybettiğiniz üç süreci yazın: ay sonu kapanışı mı uzun, stok farkları mı yüksek, siparişin durumu mu bilinmiyor? Seçim sürecinde her tedarikçiden bu üç sorunu nasıl çözeceğini somut olarak göstermesini isteyin.
2. Süreçlerimizi mi değiştireceğiz, yazılımı mı?
Her ERP belirli iş yapış biçimlerini varsayar. Yazılımı süreçlerinize uyarlamak ilk bakışta cazip gelir, ancak her özel geliştirme sürüm yükseltmelerini zorlaştırır. Genel kural: sizi rakiplerinizden ayıran süreçleri koruyun, diğerlerinde yazılımın standart akışını benimseyin.
3. Toplam sahip olma maliyeti nedir?
Lisans bedeli buzdağının görünen kısmıdır. Beş yıllık bir tablo yapın:
- Lisans ya da abonelik
- Uygulama ve danışmanlık
- Donanım veya bulut altyapısı
- Yıllık bakım ve destek
- İç ekibinizin projeye ayıracağı zaman
4. Kimler uygulayacak?
Aynı yazılım farklı ekiplerle çok farklı sonuç verir. Projede görev alacak danışmanların sizin sektörünüzde kaç proje yaptığını sorun ve referans görüşmesi isteyin. Referansla konuşurken yalnızca başarıları değil, projede neyin zorladığını da sorun.
5. Verilerimiz nerede ve nasıl korunacak?
Bulut çözümlerde verinin hangi ülkede tutulduğu, yedekleme sıklığı ve geri yükleme testleri sözleşmede yazılı olmalıdır. Kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından veri işleme sözleşmesi imzalanacağından emin olun.
6. Diğer sistemlerle nasıl konuşacak?
E-ticaret siteniz, bankanız, kargo firmanız ve e-belge entegratörünüz ERP ile veri alışverişi yapacak. Tedarikçiden hazır entegrasyonların listesini ve açık uygulama programlama arayüzünün belgelerini isteyin.
7. Canlıya geçtikten sonra ne olacak?
Proje canlıya geçişle bitmez. İlk aylarda kullanıcı soruları artar, yeni rapor ihtiyaçları doğar. Destek kanallarını, müdahale sürelerini ve düzenli sağlık kontrollerinin kapsamını baştan netleştirin.
Son söz
İyi bir ERP seçimi, en çok özelliği olan ürünü değil, sizin sorunlarınızı en az riskle çözecek ürün ve ekibi bulmaktır. Karar vermeden önce kilit kullanıcılarınızı mutlaka demoya dahil edin; sistemi her gün kullanacak olanlar, gözden kaçan ayrıntıları ilk fark edenlerdir.